Na początku roku pracodawcy stają przed szeregiem istotnych zobowiązań podatkowych, m.in. przekazywaniem do Urzędu Skarbowego informacji o dochodach pracowników (PIT-11) i potrącanych kwotach, zaliczkach na podatek dochodowy oraz składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Co zawiera PIT-11 i co należy z nim zrobić?
Formularz PIT-11 to jedna z najpopularniejszych deklaracji podatkowych. Otrzymują go osoby pracujące na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Dokument podatkowy jest generowany corocznie przez pracodawcę dla pracownika i organów podatkowych, chyba że co innego wynika z ich stosunku umownego. PIT-37 (w większości przypadków) wypełnia i składa sam pracownik (podatnik). Oba dokumenty odzwierciedlają dochód za miniony rok i zapłacone podatki. W związku z tym często pojawia się pytanie: czym się różnią?
Większość podatków w Polsce ma charakter zaliczkowy, tj. naliczony z wyprzedzeniem na podstawie potencjalnego dochodu. Wpłaty te są wskazane przez pracodawcę w PIT-11. Z kolei dokument oznaczony kodem PIT-37 zawiera faktycznie uzyskane dochody, a także informacje o podatkach, opłatach i okolicznościach uprawniających do różnego rodzaju świadczeń, ulg itp.
Z tego wynika, że PIT-11 jest podstawą do złożenia i rozliczenia PIT-37. Rejestracja tego drugiego pozwala m.in. na przeliczenie wcześniej zapłaconych podatków i zwrot nadwyżki pracownikowi. Warto jednak pamiętać, że od lutego 2019 r. nie trzeba już ręcznie składać deklaracji PIT-37. Teraz jest ona generowana automatycznie, a wszystkie informacje możesz sprawdzić w systemie Twój e-PIT. I warto to zrobić, ponieważ w bazie może brakować wszystkich danych lub dokumentów.
Pracodawca ma obowiązek złożyć do Urzędu Skarbowego PIT-11 do końca stycznia (o ile w danym roku nie wprowadzono wyjątków), a do końca lutego (roku następującym po roku sprawozdawczym) jest zobowiązany dostarczyć go pracownikowi. Jeżeli podatnik pracował w kilku miejscach, to otrzyma PIT-11 od każdego ze swoich pracodawców (a także zleceniodawców). Wartości ze wszystkich deklaracji sumuje się i wpisuje w PIT-37.
Po wpisaniu oświadczenia do systemu pracodawca jest zobowiązany dostarczyć podpisaną przez siebie kopię pracownikowi. W przypadku trwania stosunku pracy (lub cywilnoprawnego) dokument można przekazać osobiście. W innym wypadku najczęstszą formą przekazywania oświadczenia jest tradycyjna poczta. Używa się listów poleconych, a podpis przy odbiorze jest równoznaczny z podpisem przy odbiorze PIT-11.
Oświadczenie podatkowe można przesłać mailem, jednak wymóg doręczenia za podpisem pozostaje. W praktyce jest to więc możliwe tylko z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, który odbiorca musi posiadać.
Podpisanie pliku otrzymanego pocztą elektroniczną jest, delikatnie mówiąc, problematyczne. W tym celu należy skorzystać ze specjalnych usług (na przykład platformy SIGNIUS Professional). Za ich pomocą pracodawca umieszcza plik z deklaracją na serwerach i przesyła link do niego pracownikowi. Podczas próby otwarcia dokumentu osoba zostaje poproszona o podpisanie go podpisem cyfrowym. Dopiero po spełnieniu tego wymogu zostanie odnotowane, że oświadczenie zostało przekazane pracownikowi za podpisem. Samo przesłanie pliku drogą elektroniczną nie będzie uważane za wypełnienie obowiązku leżącego po stronie pracodawcy.
Zdj. główne: Olga DeLawrence/unsplash.com
